Un nouvel emplacement pour notre laboratoire et nos bureaux à Ottawa

Englobe est l'une des principales entreprises canadiennes spécialisées dans les services professionnels d'ingénierie, les sciences de l'environnement et le traitement des sols et de la biomasse. Englobe compte près de 3 000 employés dans le monde et des bureaux au Canada, en France et au Royaume-Uni. Avec plus de 150 sites, l'organisation doit régulièrement mener des projets pour aménager les sites et négocier de nouveaux baux afin de faire face à sa croissance.

Croissance et flexibilité 

Lorsqu'il s'est agi du projet d'Ottawa, l'équipe locale d'Englobe comptait déjà plus de 60 employés et continuait à s'agrandir. De plus, en tant qu'ingénieurs professionnels, les bureaux d'Englobe ont besoin d'un espace de laboratoire et d'un équipement qui n'est pas standard pour un locataire ordinaire.

Compte tenu de la nature scientifique des activités d'Englobe et du fait que le déménagement est plus complexe qu'un simple chargement de postes de travail, d'ordinateurs et de chaises dans un camion, l'entreprise a constaté qu'elle avait intérêt à conclure des baux à plus long terme afin de protéger ses investissements et d'assurer une stabilité à long terme. Le regroupement de ses bureaux dans des locaux plus vastes sur la base d'un bail de 10 à 15 ans permet à Englobe de disposer d'un important pouvoir de négociation lorsqu'il s'agit de fixer les conditions commerciales et les indemnités pour améliorations locatives. Les incitations financières destinées à compenser les dépenses de rénovation sont un facteur important dans toute transaction, mais elles sont d'autant plus importantes puisqu’Englobe doit faire face à des coûts de construction considérables pour mettre en place un nouveau laboratoire environnemental.

Le rôle de Vincent est de coordonner le projet de construction local, notamment en identifiant les besoins spécifiques, en s'engageant avec les parties prenantes concernées et en mobilisant les experts internes en la matière. En plus des parties habituellement impliquées dans un déménagement de bureaux (client interne, propriétaire, courtier, avocats, architecte et cabinet d'architecture d'intérieur), Vincent et son équipe ont mandaté le service d'ingénierie interne d'Englobe pour définir les besoins de leur laboratoire, de la conception à l'achèvement des travaux. 

En tant que fonction centrale génératrice de revenus de leur entreprise, ces ingénieurs représentent une partie prenante majeure dans la réussite du projet. Il est évident que la gestion d'un projet d'une telle complexité n'est pas une mince affaire. Voici quelques facteurs qui ont contribué à la complexité du projet : 

- Le nouvel aménagement du site devait être livré et mis en service avant la fin du bail précédent. 

- Le déménagement et l'installation des équipements de laboratoire ont été réalisés par étapes afin de limiter les temps d'arrêt et l'impact sur les projets des clients.

- La pandémie a entraîné de nombreux retards au niveau des matériaux de construction et des équipements, ce qui a nécessité une adaptation constante.

Culture et espace 

La culture générale du lieu de travail est également un élément important pour Englobe lorsqu'il s'agit de choisir de nouveaux sites et de déterminer les aménagements. En tant que scientifiques, les employés d'Englobe auront toujours besoin de travailler ensemble, que ce soit physiquement dans le laboratoire ou sur un site de travail, ou dans le cadre d'une collaboration plus large. 

En parlant de la culture d'équipe d'Englobe, Vincent a également souligné l'importance du transfert de connaissances. Englobe croit en des espaces physiques qui juxtaposent des employés moins expérimentés à des cadres supérieurs afin de favoriser l'apprentissage. La création d'opportunités de mentorat est une considération essentielle lors de la conception de tout espace physique. 

Le projet d'Ottawa s'est orienté vers un aménagement plus souple et plus efficace, conçu pour soutenir un lieu de travail hybride. L'accent est mis sur la lumière naturelle, les fenêtres et les espaces ouverts par rapport à l'ancien site, en plus d'une politique de travail flexible. Dans le cadre de la stratégie de retour au travail d'Englobe, il n'y a pas d'heure spécifique ou de nombre fixe de jours pendant lesquels un employé doit être au bureau (bien que cela puisse varier selon les régions). Au lieu de cela, la présence individuelle est décidée au niveau de l'équipe en fonction de la nature du travail à effectuer et des besoins du projet individuel.

Vincent a également reconnu que la stratégie actuelle d'Englobe en matière de lieu de travail consiste à réfléchir à ce qui a fonctionné et à ce qui n'a pas fonctionné, et à optimiser à partir de là. Le moins que l'on puisse dire, c'est que les deux dernières années ont été mouvementées. Le concept de travail a connu un bouleversement massif en termes de lieu et de mode d'exécution. L'expression "au bureau" a été déracinée et potentiellement changée à jamais. L'approche d'Englobe ne consiste donc pas tant à mettre en place une politique prescrivant le nombre de jours pendant lesquels une personne peut travailler ici ou là qu'à se pencher sur des questions plus globales telles que : "Est-ce que des horaires de travail différents à court, moyen et long terme sont nécessaires ? 

- Des stratégies différentes à court, moyen ou long terme sont-elles nécessaires pour les sites ? 

- Quels sont les emplacements les meilleurs et les plus utiles ?

- Faut-il envisager des sites stratégiques de bureaux satellites ? 

- Est-il judicieux de reconsidérer les grands bureaux centraux au profit de plus petits bureaux éloignés ? 

- Quel sera l'impact de l'évolution des villes sur ces approches ?

L'essentiel 

Englobe a été identifié comme un service essentiel pendant la pandémie, qui a permis aux employés de continuer à travailler depuis leur bureau. Le personnel de laboratoire et les techniciens de terrain, qui doivent avoir accès à des équipements spécialisés, ne peuvent pas travailler à domicile. Lorsque certaines tâches impliquent de se rendre sur différents sites, de collecter des échantillons, de les ramener au laboratoire, de les stocker, etc., Englobe n'a jamais eu la possibilité d'être une entreprise "remote-first" comme d'autres organisations auraient pu l'être.

À la suite de la pandémie, Englobe a dû adopter des pratiques de communication qui ont permis à de nombreuses personnes d'être informées d'un grand nombre d'éléments situationnels différents, sans pour autant les submerger. Les points de contact en matière de communication se sont multipliés, un comité COVID-19 a été mis en place et d'autres directives internes ont été adoptées pour répondre à l'évolution des besoins opérationnels et des besoins en matière de santé et de sécurité. En d'autres termes, des mesures adaptatives ont été mises en place et sont devenues des pratiques courantes pour soutenir un environnement interconnecté et hybride.

Vincent a commenté la modernité du nouvel espace et le sentiment d'inclusion qu'il inspire. Au-delà du laboratoire, la nature ouverte de l'agencement des bureaux procure un incroyable sentiment de liberté. Le nouvel emplacement offre également des espaces de réunion et de collaboration dont on avait grand besoin et qui n'existaient tout simplement pas dans l'ancien bureau.

En fin de compte, Englobe va de l'avant avec la nouvelle réalité du travail hybride, tout en équilibrant les facteurs moteurs que sont l'expansion des opérations, l'attraction des talents et le besoin d'un environnement magnétique. D'ailleurs, ils ne sont pas étrangers à une expérience bien organisée et exécutée !

Cet article a été publié à l'origine dans Real Spaces Magazine (en anglais uniquement), Volume 9 : https://realstrategy.com/real-spaces-magazine/